Management: KPJ HEALTHCARE BERHAD REPORT

1.0 PENGENALAN

KPJ Healthcare Berhad (KPJ) adalah bahagian prisihatin Johor Corporation (JCorp), dan juga merupakan peneraju dalam industri perkhidmatan kesihatan yang mencabar di Malaysia.

Sejak penubuhan hospital pertamanya dalam tahun 1981, KPJ telah berkembang maju dan kini memiliki 42 buah anak syarikat dan syarikatsyarikat bersekutu yang berteraskan perubatan dan perkhidmatan penjagaan kesihatan pakar. Ini menjadikan KPJ sebuah perusahaan penjagaan kesihatan yang terbesar di Malaysia. Portfolio perniagaannya termasuk pengurusan hospital, perkhidmatan teknikal penjagaan kesihatan, pembangunan hospital dan pentauliahan, pendidikan kejururawatan, sains kesihatan dan pembelajaran profesional pendidikan kesihatan yang berterusan, perkhidmatan patologi dan pemerolehan.

 KPJ Healthcare Berhad adalah kumpulan penjagaan kesihatan tempatan pertama di Malaysia yang telah disenaraikan di Papan Utama Bursa Malaysia pada 29 November 1994. Dengan jumlah aset melebihi RM1.1 billion dan dana pemegang saham melebihi RM443 juta, KPJ kini menjadi peneraju kumpulan penyedia perkhidmatan penjagaan swasta terbesar negara yang tersenarai dengan modal berbayar RM 204 juta.

Berdiri teguh di belakang wawasan korporatnya, untuk menjadi “pilihan utama pengguna dalam perkhidmatan prisihatin” KPJ sejak dari penubuhannya, sentiasa mencari peluang baru bagi menjamin prestasi terbaik Kumpulan. Sebahagian besar pencapaian Kumpulan adalah hasil dari falsafah kukuh korporatnya yang sentiasa mengilhamkan kecemerlangan, menggalakkan inisiatif diri dan kerja berpasukan, melaksanakan sinergi strategik dan menyemai ketelusan yang tinggi dan semangat keusahawanan untuk menjadi barisan hadapan dalam penyediaan penjagaan kesihatan dan pembangunan negara dan antarabangsa.

Kesemua ini diperkukuhkan lagi melalui misi korporatnya, iaitu “Menyediakan Perkhidmatan Prisihatin Berkualiti Kepada Pelanggan”, sejajar dengan 5 teras nilai-nilai asas iaitu, Keselamatan, Budi Pekerti, Ketelusan, Profesionalisme dan Peningkatan Berterusan.

Komitmen KPJ adalah untuk menyediakan kepada pesakit penjagaan berkualiti dengan khidmat yang tidak ada bandingan oleh sebuah pasukan yang profesional dan anggota pekerja sokongan menggunakan teknologi tercanggih. KPJ yang diterajui oleh pakar profesional klinikal dan pengurus-pengurus penjagaan kesihatan berpengalaman, telah memberi KPJ sebuah tapak yang kukuh di dalam industri penjagaan kesihatan.

Rangkaian KPJ yang meluas meliputi 23 hospital pakar swasta termasuk 17 di Malaysia, 3 di Indonesia, 1 di Bangladesh dan 2 di Arab Saudi. KPJ, dengan asasnya yang kukuh dan dedikasi yang kuat serta komitmen yang tinggi, bersedia untuk menyahut cabaran pasaran global.

2.0 PERANCANGAN

2.1 Definisi Perancangan

Perancangan adalah proses menentukan matlamat dan memutuskan tindakan yang paling sesuai diambil untuk mencapai matlamat tersebut. Menurut James A.F Stoner dan Charles Wankel (1986) dalam buku mereka yang bertajuk “Management”, perancangan adalah satu garis panduan yang dirangka oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Perancangan merupakan satu proses yang melibatkan pentakrifan objektif dan matlamat organisasi, mewujudkan strategi keseluruhan untuk mencapai matlamat-matlamat ini dan membangunkan rancangan yang menyeluruh untuk menyelaras dan mengintegrasikan semua aktiviti dalam organisasi (Robbins & Coulter, 1999).

Perancangan adalah amat penting bagi sesebuah organisasi. Perancangan membolehkan seseorang pengurus menyediakan hala tuju syarikat dan mengukur prestasi organisasi. Dengan adanya perancangan organisasi, pengurus boleh membuat keputusan dan menyelaras dan memperuntukkan sumber-sumber pengeluaran. Kawalan awalan, semasa dan selepas boleh dilakukan dari semasa ke semasa mengikut panduan. Dalam perancangan yang strategik, terdapat beberapa unsur yang hendak dititikberatkan, antaranya termasuklah visi,, misi , objektif dan lain-lain.

  Visi KPJ Healthcare Berhad adalah “The Preferred Provider Of Healthcare Services”, misinya adalah “Deliver Quality Healthcare Services To Our Customers” manakala objektifnya adalah “to maintain or enhance the overall quality of life, dignity and well-being of every individual needing healthcare service and to create a more equitable, accessible, effective and efficient healthcare system”. KPJ Healthare Berhad dapat berkembang maju atas perancangan dan matlamat syarikat yang jelas dan terperinci ini. Setiap peringkat pengurusan KPJ Healthcare Berhad memegang kepada lima nilai-nilai asas iaitu keselamatan (safety), kesopanan (courtesy), ketelusan (integrity), profesionalisme (professionalism) dan peningkatan berterusan (continuous improvement). Nilai-nilai tersebut ditentukan bertujuan untuk memastikan hasil dan perkhidmatan yang ditawarkan tersebut adalah sesuatu yang terbaik dan seragam.

2.2 Kekuatan Perancangan KPJ Healthcare Berhad

Pekerja di KPJ Healthcare Berhad dapat mengetahui matlamat dan arah tuju organisasi merupakan kekuatan organisasi ini. Hal ini sedemikian kerana pekerja pada setiap peringkat pengurusan dapat mengetahui laporan tahunan organisasi di laman web. Laporan tahunan yang terdapat di laman sesawang bukan sahaja dapat membantu pekerja lebih memahami perkembangan organisasi, malah pekerja dapat melaksanakan cadangan atau tindakan pembaikan yang disalurkan dalam laporan tahunan KPJ Healthcare Berhad.

Selain itu, kekuatannya termasuklah pihak pengurusan KPJ Healthcare Berhad mudah untuk melakukan perancangan jangka panjang. KPJ Healthcare Berhad merupakan organisasi yang berasaskan bidang perubatan. Oleh itu, perkembangan utama organisasi ini adalah memastikan kepakaran, ilmu perubatan, teknologi perubatan digital dan aplikasi-aplikasi yang digunakan dalam hasil dan perkhidmatan mengikut perkembangan dunia dari semasa ke semasa. Organisasi ini juga melaburkan “Retirement and age-care resort” di Australia dan in Sibu, Sarawak, “Senior Living Care” (SLC) centre di Tawakkal serta  “Health Centre” (THC) di Kuala Lumpur. Untuk perkembangan jangka masa panjang, KPJ Healthcare Berhad boleh memperbanyakkan pelaburan di bidang-bidang lain.

2.3 Kelemahan Perancangan KPJ Healthcare Berhad

KPJ Healthcare Berhad mempunyai beberapa kelemahan daripada pelbagai aspek. Salah satu kelemahannya adalah KPJ Healthcare Berhad tidak dapat memotivasikan pekerjanya kerana perancangan organisasi tidak dikaitkan dengan ganjaran pekerja. Organisasi ini amat menitikberatkan kepakaran dalam bidang perubatan dan pelaburan dalam bidang-bidang lain terutamanya bidang perkhidmatan, namun begitu kebajikan pekerja telah diabaikan oleh pihak pengurusan. Gaji pekerja ditentukan dan diberikan mengikut kepakaran dan pengalaman. Hal ini sedemikian mungkin akan menyebabkan pekerja-pekerja berasa tidak adil dan tidak ingin bekerjasama dengan rakan sekerja. Ganjaran pula tidak diberikan kepada mereka yang menunjukkan usaha lebih semasa berkhidmat. Sesetengah pekerja berasa tidak puas hati apabila mereka tidak ditawarkan ganjaran padahal usaha yang dilakukan adalah sama banyak.

            Di samping itu, pihak pengurusan KPJ Healthcare Berhad akan mengalami risiko yang tinggi dalam proses perancangan jangka panjang. Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, organisasi ini banyak melabur di bidang-bidang lain dan membuka cawangan hospital di ssetiap negeri dan luar negara. Apabila organisasi ini ingin menjalankan perancangan jangka panjang, lebih banyak modal diperlukan untuk menampung kos pengeluaran. KPJ Healthcare Berhad juga perlu bersaing sengit dengan organisasi berasaskan perubatan dan perkhidmatan seperti Pantai Hospital untuk mendapatkan pakar-pakar dan teknologi terkini

3.0 PENGORGANISASIAN

3.1 Definisi Pengorganisasian

        Pengorganisasian secara umum boleh dianggap sebagai proses membuat keputusan mengenai cara yang terbaik untuk mengumpulkan, mengagihkan dan menyelaraskan aktiviti-aktivit sumber organisasi agar matlamatnya dapat dicapai. Melalui fungsi ini, pengurus akan menentukan tugas mana yang perlu disiapakan, bagaimana tugas-tugas tersebut boleh digabungkan secara terbaik ke dalam pekerjaan yang sepsifik, dan bagaimanan pekerjaan boleh dikumpulkan ke dalam unit-unit yang berbeza bagi membentuk struktur organisasi. Di samping itu, pengurus juga bertindak mengisi sesuatu pekerjaan dengan individu yang boleh melaksanakan pelan dengan jayanya.

3.2 Faedah Faedah Pengorganisasian  

         Fungsi pengorganisasian amat penting kepada system pengurusan kerana ia merupakan mekanisma utama yang digunakan oleh pengurus untuk mengoperasi pelan. Pengorganisasian membentuk dan mengekalkan perhubungan antara semua sumber organisasi dengan menunjukkan sumber mana yang akan digunakan untuk aktiviti yang telah ditetapkan, bila, di mana, dan bagaimana sumber-sumber tersebut akan digunakan. Fungsi pengorganisasian yang dijalankan dengan sempurna akan dapat membantu pengurus meningkatkan produktiviti organisasi serta meminimakan duplikasi usaha dan pembaziran sumber organisasi. Secara spesifik, pengorganisasian yang berkesan dapat menyediakan faedah-faedah seperti berikut:

1.      Memberi penjelasan mengenai jangkaan prestasi dan tugas-tugas khusus.

2.      Mewujudkan pembahagian kerja yang dapat mengelakkan duplikasi, konflik, dan penyalhgunaan sumber-sumber bahan dan manusia.

3.      Membentuk aliran aktiviti kerja secara logical yang boleh dilakukan dengan selesa oleh individu atau kumpulan.

4.      Menetapkan saluran komunikasi yang dapat memudahkan proses membuat keputusan dan kawalan.

5.      Mewujudkan mekanisma penyelarasan yang dapat menjamin keharmonian di kalangan ahli organisasi yang terlibat dalam pelbagai aktiviti yang berbeza.

6.      Membantu memberi focus keoada usaha yang berkaitan dengan objektif secara logical dan cekap.

3.3 Geografi

         Penjabatan mengelolakan kerja dan pekerja di dalam unit berasingan oleh lokasi geografi atau daerah. Struktur organisasi setiap cawangan atau subsidiari akan memberi gerak balas ke atas pasaran yang berbeza dengan membawa sumber dekat dengan pelanggan.

Rajah 1: Struktur Organisasi KPJ Healthcare Berhad

(Struktur Divisional Geografik)

3.3.1 Kebaikan

•      Setiap pengurus cawangan KPJ  mempunyai pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing – masing.

•      Memudahkan pengurus di lokasi tertentu untuk membuat keputusan dengan lebih cepat dan berkesan.

3.3.2 Kelemahan

•      Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan.

•      Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza mengikut kawasan.

•      Kemahiran tidak dikongsi antara cawangan.

4.0 PENGAWALAN

5.1 Definisi Pengawalan

           Pengawalan ialah proses mengukur kemajuan pelaksanaan atau pencapaian sesuatu

perancangan dan mengambil tindakan pembetulan jika sesuatu pelaksanaan tersebut telah

menyimpang daripada rancangan asal atau standard. Menurut Sabri Hj. Hussin (2005),

penagwalan melibatkan proses untuk menetapkan paiwaian, memantau aktiviti yang sedang

dilaksanakan serta membandingkan pencapaian sebenar dengan prestasi yang ditetapkan.

Pengawalan merupakan satu proses yang berterusan dan melibatkan seluruh warga dalam

organisasi. Pengawalan organisasi merupakan proses memantau atau mengawal selia segala

aktiviti organisasi dengan sistematik dan konsisten untuk memastikan matlamat organisasi

tercapai (Daft, R.L 2018). Pengawalan secara segera dan menyeluruh dapat membantu pengurus

untuk mengesan kesilapan-kesilapan dalam organisasi seperti rungutan pelanggan, kerosakan

produk dan sebagainya. Sekiranya didapati bahawa sesuatu pelaksanaan atau pencapaian sesuatu

rancangan telah menyimpang daripada rancangan asal atau standard, tindakan pembetulan perlu

diambil segera. Pelan pembetulan tersebut dapat membaiki kesilapan yang telah berlaku serta

dapat mengurangkan kesilapan-kesilapan yang bakal berlaku. Hal ini secara tidak langsung akan

meningkatkan produktiviti sesebuah organisasi (Daft, R.L 2018).

5.1 Kekuatan Pengawalan KPJ Healthcare Berhad

           KPJ Healthcare Bhd telah menggunakan kedua-dua jenis kawalan dalam organisasi

mereka agar matlamat organisasi akan tercapai. Antara kedua-dua jenis kawalan yang digunakan

ialah kawalan dalaman dan kawalan luaran. Kawalan dalaman merujuk kepada pemantauan

daripada pihak pengurusan atasan terhadap pelaksanaan aktiviti organisasi. Manakala, kawalan

luaran ialah penyeliaan daripada pihak-pihak yang tidak mempunyai hubungan secara langsung

dengan organisasi seperti Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Suruhanjaya Syarikat Malaysia

(SSM) dan sebagainya.

        

       Antara kawalan dalaman yang telah digunakan oleh KPJ Healthcare Bhd ialah audit

dalaman dan prosedur kerja. Audit dalaman merupakan kerja-kerja pengauditan yang dilakukan

oleh juruaudit dalam organisasi untuk kegunaan organisasi sendiri. Audit dalaman membolehkan

pihak pengurusan organisasi untuk menilai pengendalian akauan dalaman serta inventori yang

sedia ada. Audit dalaman juga dapat menentukan kebolehpercayaan amalan perakaunan serta

menilai mutu dan prestasi pengurusan. Bahagian Kewangan KPJ Healthcare Berhad telah

menyediakan laporan audit dalaman untuk menilai prestasi dan pencapaian organisasi dalam

tempoh yang tertentu. Laporan audit dalaman yang disediakan tersebut akan diserahkan kepada

akauntan yang bertauliah untuk tujuan pengesahan audit luaran.

           Selain itu, KPJ Healthcare Berhad juga memperkenalkan prosedur kerja yang teratur dan

jelas untuk seluruh warga organisasinya. Dasar organisasi merupakan tatacara atau garis panduan

yang digunakan oleh sesebuah organisasi untuk melakukan aktiviti-aktiviti organisasi dengan

lebih efektif dan berkesan. Setiap subordinat dalam organisasi perlu mematuhi prosedur kerja

supaya setiap kerja dapat dilaksanakan dengan mengikuti proses kerja yang seragam. Prosedur

kerja juga menjadi rujukan kepada subordinat semasa melaksanakan tugasan atau membuat

keputusan. KPJ Healthcare Berhad telah memperkenalkan Kod Etika Kerja KPJ untuk seluruh

warga organisasi untuk mengelakkan berlakunya sebarang dilema kerja. Kod Etika Kerja KPJ

meliputi panduan-panduan seperti Kod Etika Pemakaian, Panduan untuk mengurus konflik

antara staf dengan pesakit, gangguan seksual, Larangan untuk menerima rasuah dan sebagainya.

Dengan adanya prosedur kerja yang kukuh, maka seluruh warga KPJ Healthcare Berhad dapat

meningkatkan lagi integriti dan ketelusan dalam melaksanakan tugasan masing-masing.

          Kawalan luaran yang telah digunakan oleh KPJ Healthcare Bhd meliputi audit luaran dan

undang-undang. Audit luaran ialah kerja-kerja pengauditan yang dilakukan oleh juruaudit

professional atau akauntan bertauliah yang tidak mempunyai sebarang hubungan langsung

dengan organisasi. Audit luaran bertujuan untuk memastikan organisasi mematuhi tatacara

pengawalan luaran organisasi serta meningkatkan lagi kebolehpercayaan perakaunan organisasi.

Laporan audit dalaman yang disediakan oleh juruaudit dalaman KPJ Healthcare Berhad akan

disemak dan dinilai oleh juruaudit luaran ataupun akauntan bertauliah bagi memastikan

prosedur-prosedur pengauditan BY-LAWS (on Professional Ethics, Conduct and Practice) yang

ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara ditepati dan dipatuhi. Akauntan bertauliah menyemak

dan menilai pengauditan yang dilakukan oleh juruaudit dalaman bagi memastikan

kebolehpercayaan kerja-kerja pengauditan. Audit luaran juga memberi gambaran yang jelas

kepada pihak ketiga seperti pelabur dan pembiaya tentang prestasi organisasi. Laporan audit

dalaman yang telah disahkan akan diterbitkan dalam bntuk Laporan Tahunan untuk kegunaan

pihak ketiga.

         Di samping itu, KPJ Healthcare Berhad juga mematuhi dan bertegang teguh kepada

undang-undang yang sedia ada. Undang-undang merujuk kepada peraturan-peraturan yang telah

digubal oleh badan perundangan sesebuah negara yang termaktub dalam perlembangan sesebuah

negara atau sesebuah akta. KPJ Heathcare Berhad telah menjadikan Akta Kemudahan dan

Perkhidmatan Jagaan Kesihatan Swasta 1998 yang telah diperkenankan oleh Kementerian

Kesihatan Malaysia sebagai sumber rujukan untuk melaksanakan pengurusan harian di hostipal

dan pusat kesihatan. KPJ Heathcare Berhad juga mengimplementasikan Akta Perlindungan Data

Peribadi 2010 supaya segala maklumat tentang pesakit adalah terlindung dan sulit serta akan

disebarkan keluar tanpa persetujuan pesakit.

5.2 Kelemahan Pengawalan KPJ Healthcare Berhad

          Secara umumnya, KPJ Healthcare Bhd juga mempunyai beberapa kelemahan dari segi

pengawalan walaupun pendekatan pengwalan yang sistematik dan kukuh telah direalisasikan.

Antaranya ialah Perundangan dan kod etika yang sedia ada tidak berupaya untuk menyelesaikan

pertenglikahan antara organisasi dengan keluarga pesakit walaupun akta-akta tersebut dipatuhi

sepenuhnya. Hal ini demikian kerana masih wujud bahagian yang tidak dinyatakan secara jelas

dalam undang-undang atau kod etika yang sedia. Penyelesaian atau intervensi yang dikemukakan

oleh KPJ Healthcare Bhd untuk menyelesaikan sesuatu masalah atau pertenglikahan mungkin

dianggap tidak adil terhadap salah satu pihak kerana tidak ada panduan yang jelas.

            Selain itu, KPJ Helathcare Bhd juga tidak mempunyai panduan yang lengkap tentang

pelaksanaan Tanggungjawab Sosial Korporat. Tanggungjawab Sosial Korporat merupakan satu

kewajipan atau tanggungjawab pihak pengurusan organisasi dalam membuat keputusan serta

mengambil tindakan yang sepatutnya demi menjaga kebajikan dan kepentingan masyarakat serta

organisasi. KPJ Healthcare Bhd merupakan satu organisasi yang menyediakan perkhidmatan

penjagaan kesihatan. Sehubungan dengan itu, KPJ Healthcare Bhd tidak mempunyai kepakaran

dalam menganani isu-isu sosial. Jadi, KPJ Healthcare Bhd mungkin akan menghadapi kritikan

daripada masyarakat sekiranya Tanggungjawab Sosial Korporat tidak direalisasikan dengan baik

dan sudah pastilah reputasi dan nama baik organisasi akan tercemar dan terjejas.

5.0 KONKLUSI

KPJ Healthcare Berhad telah menjadi salah satu perkhidmatan kesihatan yang terkemuka di

Malaysia kerana pengorganisasian syarikatnya serta sifat kepimpinan yang dimiliki oleh

pengurusnya.

Faktor utama kejayaan serta pencapaian KPJ Healthcare Berhad sepanjang ia beroperasi adalah

kerana pengurusnya yang berdedikasi serta mampu mentadbir organisasi dengan baik.

Pengetahuan yang luas serta dapat memahami gelagat pengguna yang dimiliki oleh pengurus

dapat menjamin kelangsungan perkhidmatan KPJ Healthcare Berhad di Malaysia.

Kecekapan dalam membuat pengurusan pengawalan juga dapat menjadikan KPJ Healthcare

Berhad sebagai salah satu pusat kesihatan yang berjaya dan mampu mencapai keuntungan serta

prestasi yang disasarkan oleh syarikat.

KPJ Healthcare Berhad telah menjadi antara salah sebuah pusat kesihatan yang terpenting dalam

kalangan masyarakat Malaysia kerana perkhidmatan dan langganan yang diberikan sangat

berbaloi dan memberi kepuasan kepada pelanggan.